Корисни совети

Како да одговорите на е-пошта

Pin
Send
Share
Send
Send


Ако сте примиле писмо и сакате да одговорите, тогаш треба да го користите соодветното копче на лентата со алатки. Се разбира, можете да создадете ново писмо и да ги направите сите активности за кои разговаравме, но многу полесно и побрзо е да се користи копчето Одговори.

Ајде да видиме како да работиме со оваа алатка.

Така, добивте писмо и се појави во вашата папка Инбокс (Сл. 260). Треба да ја отворите оваа буква со кликнување на името на примачот или на темата на писмото (Сл. 261).

Сл. 260. Ново писмо
Сл. 261. Одговори на писмото

Постојат два начина да одговорите на оваа е-пошта. Првиот наједноставен начин е да го внесете текстот на одговор во полето за текст што е под примената буква (Сл. 261). Во ова поле можеме да внесеме обичен текст без форматирање. Оваа опција е идеална за кратки пораки.

Ако сакате да дадете детален одговор и да примените форматирање на вашиот текст, кликнете на Одговори на лентата со алатки (Сл. 261).

Точната иста форма за испраќање на писмо ќе се појави како при креирање на ново писмо (споредете на Сл. 257 и 262), но некои полиња од оваа форма веќе ќе бидат пополнети, што во голема мера ќе го намали нашето време на одговор.

Прво, во полето До адресарот веќе е поставен и не треба рачно да го внесуваме.

Второ, полето Тема веќе пополнето - остануваше предметот на писмото што го добивме со единствена разлика во тоа што пред неа се појавија две букви „Одг". Буквите "Одг„Значи дека ова писмо е одговор на писмото испратено порано до вас. Овие букви се земени од англискиот збор. одговор (одговор) Не избришете ги овие писма или преименување на темата, бидејќи тоа ќе му овозможи на примателот да разбере дека ова писмо е одговор на она што тој го испрати порано.

Трето, текстот на писмото што го добивте автоматски беше заменет во текстот на новото писмо. Исто така, се означуваат времето и датумот кога сте го примиле писмото. Овие информации се многу важни и не препорачувам да ги бришете. Зачувувањето на примената порака во телото на писмото ќе ви овозможи брзо да ја обновите целата меморија на меморијата. Ова е навистина многу важна точка, бидејќи многу време се троши во потрага по првата буква и сите последователни одговори.

Честопати наидувам на писма од почетници корисници кои, кога одговараат на моите писма, ги пишуваат своите пораки во темата линија. Претпоставувам дека тие се збунети од присуството на текст во главното поле за текст, бидејќи знаеме дека кога ќе кликнете на копчето Одговори примената буква таму автоматски се заменува. Не правете ја оваа грешка и напишете ја вашата порака само во полето за текст. Честопати луѓето не ја разгледуваат темата на писмото, но кога ќе го отворат писмото и ја гледаат само нивната првична порака, тие најверојатно ќе сметаат дека одговорот е испратен случајно и едноставно ја брише вашата порака.

Сл. 262 Одговори на писмото

За да напишете одговор, кликнете во областа за текст на писмото и курсорот за текст ќе се појави таму. Само напишете го вашиот одговор, форматирајте го текстот доколку е потребно и потоа кликнете Поднесете (Сл. 263).

Ако датотеките се прикачени на писмото што сте го добиле, тогаш кога ќе одговорите на ова писмо, датотеките нема да бидат повторно приложени, т.е. само новиот текст е вметнат во новата буква.

Сл. 263. Ние го пишуваме одговорот на писмото

Ако сега отидете во папката Инбокс и повторно кликнете на оваа буква, писмото нема да се отвори и ќе се појави паѓачката листа на букви поврзани со оваа порака (Сл. 264). Од оваа листа ќе можете да пристапите и до применото писмо и до вашиот одговор на ова писмо.

Сл. 264. Синџирот на букви од една преписка

Понекогаш станува неопходно да се испрати цела буква без промени на друг адресар. За да го направите ова, можете да ја користите алатката Напред.

Ние ја отвораме буквата што сакаме да ја проследиме и кликнете на копчето со истото име на лентата со алатки (Сл. 265).

Сл. 265. Препраќање на писмо

Формуларот за писмо ќе биде делумно пополнет. Треба да ја наведете адресата за е-пошта на која сакате да го препратите писмото (во полето) До), а исто така, доколку е потребно, дополнете го текстот. Како и кога одговарате на писмо, можете да ја напишете вашата порака во полето за текст.

Обрнете внимание на полето Тема. Буквите „Fwd“ се појавија пред првобитната тема. Овие букви се кратки за англискиот глагол. напред - напред

Ако сите датотеки се прикачени на почетната буква, тие исто така ќе бидат зачувани во телото на испратената буква.

Како правилно да одговорите на е-пошта

Одење во вашето сандаче и гледање во папката „Инбокс»Непрочитана порака (испраќачот и предметот на непрочитаната порака се задебелени), отворете ја со кликнување со лево на неа.

Прочитајте го писмото, и ако бара одговор, тогаш постојат два начина да го направите ова:

  1. Метод 1. На самото дно, под текстот на писмото ќе има формулар за брзо реагирање или проследување. Кликнете на врската "Одговори»За да го отворите полето за внесување текст. Рамката на полето за одговор ќе стане жолта. Напишете го одговорот, прикачете ја датотеката доколку е потребно и кликнете на "Поднесете". После неколку секунди, примателот ќе ја добие вашата одговорна порака.
  2. Метод 2. Одговори на е-пошта со целосен формулар за одговор. Образецот се отвора со притискање на "Одговори»Во форма на лева стрелка во правоаголник на таканаречената лента со алатки. Кога ќе ја отворите формата, "До"И"Тема“, Како и влезната порака е вклучена во полето за одговор. На полето "Тема"Оригиналниот предмет на испраќачот ќе биде заменет со кратенката" Re: "додадена (од англискиот одговор - одговорот). Пополнете го полето за текст на писмото, прикачете ги датотеките (ите) доколку е потребно и кликнете на „Поднесете».

Користејќи го целосниот формулар за одговор, писмото може да се форматира како сакате, т.е. промена на фонтот, бојата на фонтот, вметнете линкови, направете списоци, вметнете емотикони итн. што не може да се направи со методот број 1. Така, ако не треба да го формулирате одговорот на посебен начин, тогаш можете да ја користите формата за брза реакција, инаку користете го методот број 2.

По приемот на одговор на неговата е-пошта, примателот ќе ја види кратенката „Одг“ од темата, а во телото на писмото неговата оригинална порака, пред која ќе биде вашиот одговор. Ако сакате, за време на одговор, испраќачот може секако да ја избрише оригиналната порака, но сепак е подобро да оставите барем дел од неа. Во овој случај, примателот веднаш ќе разбере на што му била одговорена неговата специфична е-пошта.

Веројатно вашиот колега е во активна кореспонденција и ќе му треба време да го запомни темата на испратената е-пошта. Во овој случај, вклучувањето во одговор на оригиналната порака или дел од неа ќе му помогне брзо да навигира.

Кога составувате е-пошта, сите обезбедени полиња мора да бидат завршени

Правилата за деловна кореспонденција преку електронска пошта го обврзуваат испраќачот на писмото да ги пополни сите полиња дадени во е-поштата, како што се адресата и името на примателот и испраќачот на писмото. Бидете сигурни да ја опишете темата, која накратко ја опишува суштината на испратеното писмо. Многу често, судбината на испратеното писмо и брзината на решавање на проблемот опишан во него зависи од темата опишана правилно. Деловната е-пошта треба да започне со поздравување - ова е директен израз на почит кон примателот е многу важен во преписката. По поздравувањето, треба да следи текстот што се нарекува „тело на буквата“, а на крајот да остави потпис, на пример, „Искрено, Брисов Пјотр Иванович“.

Поздрав во деловната кореспонденција

Во овој момент, вреди да се насочи дополнително вашето внимание, бидејќи гестот на почит е многу важен во кој било аспект на деловните комуникации. Најдобрата фраза за добредојде е „Добро попладне“ или „Здраво“. Спроведувањето деловна преписка преку е-пошта го ограничува испраќачот да користи фрази „Добра вечер“ или „Добро утро“, бидејќи примачот може да ја прочита писмото многу подоцна од приемот. Исто така, не е точно да се користат колоквијални изрази што се користат во неформалната комуникација во поздрав.

После честитката за зборот или фразата, треба да го контактирате примателот по име и покровителство, и ако името не е познато за испраќачот, можете да го прескокнете овој момент. По поздравниот говор, можете да продолжите да ја наведувате целта на писмото.

Приложени датотеки во деловна кореспонденција преку е-пошта

Ако главната цел на писмото не е само писмено раскажување и изјава за суштината на прашањето, туку и испраќањето на датотеката, тогаш подобро е да го закачите испратениот предмет на прво место. Честопати се случува многу испраќачи, заради невнимание, откако ја наведоа суштината на проблемот во текстот на писмото, да заборават да ја приложат неопходната приврзаност. Ваквата небрежност може негативно да влијае на деловната репутација на испраќачот на деловното писмо.

Адресата на е-пошта мора да биде препознатлива и концизна

Правилата за деловна кореспонденција преку електронска пошта го обврзуваат испраќачот да има препознатливо електронско име, кое мора да содржи вистинска информација за името на испраќачот. Официјалните писма и апели не изгледаат многу концизни и глупо кога неформалните изрази или зборови се наведени во адресата за е-пошта, на пример, адресата за е-пошта limon_petya. Изгледа многу цврсто за возрасно лице. За деловна кореспонденција подобро е да креирате посебна е-пошта и да ја набудувате етикетата за деловна кореспонденција по е-пошта.

Користејќи ја функцијата за брз одговор (одговор) за да одговорите на претходно примени писма

Функцијата Одговори или Одговор (во скратена форма изгледа како Re :) му помага на корисникот брзо да одговори на претходно испратените пораки од испраќачот. Оваа функција има универзална можност да ја прочита претходната кореспонденција со соговорникот за дадена тема. Но, правилата за деловна кореспонденција преку електронска пошта го обврзуваат испраќачот да го преименува предметот на деловното писмо, доколку за време на преписката се менува суштината на дискусијата.

Пред да испратите деловно писмо, лекторирање треба да се направи за правописни грешки и интерпункција.

Е-поштата ја поедноставува размената на информации, но за време на деловната кореспонденција, не ги занемарувајте правилата на рускиот јазик, бидејќи невнимателна грешка може да влијае на авторитетот на испраќачот. Пред да испратите писмо, треба да го разгледате текстот неколку пати и внимателно да го проверите за присуство на грешки во канцеларија и интерпункција. Многу клиенти за е-пошта имаат функција за проверка на правопис, затоа треба да обрнете внимание на зборовите подвлечени со црвена линија. Ако се сомневате во правописот, треба да побарате помош на Интернет или да го проверите правописот користејќи правописен речник.

Полето за примачот мора да биде пополнето последно

За да избегнете испраќање на недовршени или несакани писма, адресата на примателот на деловното писмо треба да се внесе во последниот момент пред испраќањето. Ова правило е исто така вклучено во основите на деловната електронска комуникација. Се случува кога пополнувањето на полето за адреси, е-поштата може да понуди список на претходно користени приматели, тука треба да обрнете внимание, така што погрешно не испраќате деловно писмо до адреса на трети лица.

Структурирање деловно писмо

Правилата за структурирање на текст не се применуваат само на медиумите од хартија, туку и на правилата за деловна кореспонденција преку електронска пошта. За примателот не е секогаш погодно да чита големи количини на текстуални букви на екранот за монитор. За да се поедностави оваа точка, треба да го разложите текстот во логички формирани мали ставови и да избегнувате комплицирани реченици при пишувањето на текстот на деловните писма. Оптималната должина на една реченица во деловно писмо треба да биде не повеќе од петнаесет зборови.

Суштината на деловното писмо треба да се утврди врз основа на основаноста

Покрај наведената тема на деловното писмо, примателот треба да биде заинтересиран и за јасно формулираната прва и втора реченица од главниот текст. Задачата на испраќачот е да ја наведе на почетокот на писмото суштината на проблемот или прашањето на кое тој му се обраќа на примателот. Првата реченица треба да ја наведе целта за која се испраќа деловното писмо. Пример: „Ве известуваме дека условите од договорот бр. 45 од 2 јануари 2017 година„ Набавка на рефус материјали “завршуваат. За обновување на договорот, треба да доставите повторен пакет документи. “ Благодарение на одредената цел, примателот има можност да истражува во главната идеја за деловно писмо. Ако текстот на писмото е преголем, подобро е да се користи функцијата за прицврстување на предметот како прилог во форма на текстуален документ, но во исто време оставете придружен есеј што ја покрива деловната буква со полето за текст. Пример: „Ви испраќаме за прегледување електронска копија на писмото на компанијата„ Мак-Стро “. Ве замолуваме да ја известите вашата одлука за продолжување на договорот бр. 45 од 2 јануари 2017 година „за снабдување со рефус материјали“ до крајниот рок наведен во писмото “.

Треба да се одговори на секоја деловна е-пошта.

Постојат негативни примери на деловна кореспонденција кога примателот го игнорира деловното писмо од која било причина. Понекогаш навистина може да има случаи кога одговорот не може да се даде заради одредени ситуации, на пример, терминот за решавање на проблемот може да трае неколку дена или примателот е во размислување и не може веднаш да одговори на прашањето. Во овој случај, треба да се даде краток коментар на оваа тема, на пример, „Здраво, Петр Иванович. Јас го добив вашето писмо, но денес ми е тешко да одговорам, бидејќи треба да се консултирам со повисокото раководство. Јас ќе го пријавам вашиот проблем до извршниот директор на нашата компанија и ќе дадам официјален одговор до крајот на неделава. Со почит, директорот за продажба Иван Г. Белов “.

Вреди да се запамети дека ако одговорот не беше даден во рок од три работни дена, тогаш фактот на тишина на примателот на деловно писмо може да се оцени како игнорирање и одбивање да комуницира со испраќачот.

При подготовката на писма за одговор треба да одговорите на сите поставени прашања

Ако писмото испратено до примателот е исправно, тогаш при составувањето на писмото, треба да одговорите на прашањата според редоследот што е присутен во примениот текст на деловното писмо. Ако се поставени прашања, испраќачот се надева дека ќе добие конкретни одговори. Кога составувате писмо, одговорите не треба да се нумерираат, само треба да ја наведете мислата во ред. За да одговорите на сите поставени прашања, прво треба да го препрочитате применото деловно писмо неколку пати и во случај да има премногу прашања, подобро е да ги напишете одделно за да не пропуштите. Ако е невозможно да се одговори на поставените прашања, вреди да се истакне дека во моментот, поради некоја причина, одговорот не може да се даде.

Не злоупотребувајте кратенки, емоционален дизајн и големи букви

Постојат негативни примери на деловна кореспонденција кога испраќачите ја разредуваат со употреба на неформални знаци во форма на насмевки. Нивната употреба е популарна при комуникација на социјалните мрежи, меѓутоа, правилата на деловната кореспонденција не ги поздравуваат ваквите манифестации на емоции, бидејќи примателот можеби не го знае нивното вистинско значење и ги одведува за неразбирлив сет на грешки во пункција.

Исто така, треба да одбиете да го напишете текстот со големи букви. На Интернет, збир на зборови напишани со големи букви се нарекуваат „светкави фрази“ и почесто ваквите фрази носат негативна боја. Кога читате електронско деловно писмо, примателот може да смета на таквиот фонт негативно, што негативно ќе влијае на перцепцијата на значењето. Доколку треба да ја потенцирате важноста на еден момент во деловно писмо, подобро е да користите воведни фрази, на пример, „Ве молиме, ве советуваме дека треба да обезбедите пакет документи за да го продолжите договорот не подоцна од 02/10/2017“ или „Забележете дека документите за продолжување на договорот треба да се достави пред 02/10/2017 “.

Не пренесувајте чувствителни информации преку е-пошта

За трансфер на лични или доверливи информации, подобро е да се одбијат електронските поштенски сандачиња, бидејќи постои закана од следење на информации од страна на компјутерски криминалци за употреба за нивна лична корист. Ваквите информации може да вклучуваат: телефонски броеви, лозинки од банкарски картички, лични банкарски сметки и сл. Важно е да се запамети дека информациите се чуваат на серверот на агентот за пошта и може да бидат украдени во случај на хакирање.

Потписот на испраќачот мора да биде на крајот од писмото.

Како што споменавме порано, секоја испратена буква мора да содржи специфичен потпис. Честопати, програмерите на поштенските сандачиња ја воведуваат функцијата на блокот за потписи, во која можете да ги внесете вашите податоци за позицијата, името и телефонскиот број за контакт. Последователно, овој блок автоматски ќе се прикаже на крајот на секоја буква, што ќе го поедностави пишувањето. Важно е правилно да ја потпишете пораката така што примателот може правилно да го контактира испраќачот кога одговара на писмото. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Погледнете го видеото: Przygody Barbie #19 CHORA BARBIE - SPOSÓB NA PRZEZIĘBIENIE Bajka po polsku z lalkami (Август 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send